适用对象：外贸业务新人、跟单、单证及发货协调人员
这份指导书能解决什么
装箱单主要说明“发给谁、从哪里发、箱内是什么、装了多少件包装、货物有多重和多大体积”。填写时，核心不是把所有单证字段都堆上去，而是让装箱单、商业发票、订舱和实际装箱信息彼此吻合。
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【为什么这张纸不能随便写】 件数、毛重、体积错误可能影响订舱、计费、清关和交付，造成补费、改单或延误。具体计费、限重和处理方式以运输安排及目的地要求为准。每一栏都应依据点数、称重和尺寸记录核对。 |
按这 5 步完成
• 先确认买卖双方信息、发票号码与订单资料。
• 填写发货路线、原产国、贸易术语与唛头。
• 根据仓库或工厂装箱记录逐项填写每种货物的包装件数、毛重、净重、体积。
• 合计箱数及重量，逐项核验数字和单位。
• 与商业发票、订舱资料及实际货物再次核对，确认后签字或盖章。
先认识这份 Excel 模板
| 信息区域 | 包含的内容 | 应从哪里获取 |
|---|---|---|
| 基础信息 | Exporter、Consignee、电话、邮箱 | 合同 / PI / 客户确认资料 |
| 单证与运输 | Invoice No.、Date、PI No.、唛头、港口、条款 | 商业发票 / 订单 / 物流订舱 |
| 包装明细 | 6 列货物信息 | 工厂装箱记录 / 仓库称重与尺寸 |
| 合计和签章 | 总箱数、总毛重、总净重、备注、签章 | 明细汇总 / 公司审核流程 |
重要说明：本模板没有单价、总金额或 HS Code 专栏。它们不应被臆造后填入装箱单；如果客户、银行或目的国清关方明确要求，另行确认是否需要增加字段。
一 英文空白模板全貌
先看原表的整体顺序。下图根据 Excel 字段整理，便于识别每个填写区；实际交单请以 Excel 的业务信息和客户要求为准。
图 1 英文空白装箱单结构
二 表头与交易信息逐项填写
先按 Excel 中的字段核对公司主体和交易信息。联系人、地址与号码要与真实订单一致，不能把示例内容直接复制到客户单据。
| 英文名称 | 中文解释 | 填写方法与核对点 |
|---|---|---|
| Exporter (Shipper) | 出口商 / 发货人 | 填实际发货主体的英文公司名、地址、电话、邮箱。与发票主体核对；如不一致，先确认原因。 |
| Consignee | 收货人 | 按客户指示写收货公司完整英文名称、地址及联系方式；不一定等同于付款公司。 |
| Invoice No. | 商业发票号 | 使用本批货物对应 CI 的号码，字符、日期和版本保持一致。 |
| Date | 制单日期 | 填本装箱单实际出具日期；不必机械复制发票日期。 |
| PI No. | 形式发票号 | 填本订单 PI 的编号；若无 PI，应与负责人员确认统一写法。 |
| Shipping Mark | 运输唛头 | 照实际外箱印刷或标签填写；确无唛头时可写 N/M（No Marks），不要想当然。 |
| Country of Origin | 原产国 | 依据实际货物原产地规则及相关资料填写，例如 CHINA；不能只按装船港判断。 |
| Port of Loading | 装运港 | 填写本次实际起运港，例如 SHANGHAI。 |
| Port of Destination | 目的港 | 填写运输单证上的目的港，例如 LOS ANGELES。 |
| Final Destination | 最终目的地 | 按客户/运输安排写最终交付城市或地点，可能与目的港不同。 |
| Payment Terms | 付款方式 | 例如 T/T 30% deposit, 70% before shipment，应与合同/PI/CI 的约定一致。 |
| Shipping Term | 贸易术语 | 例如 FOB SHANGHAI；完整术语及适用版本按交易合同填写。 |
三 中文对照速查图
英文栏位第一次填写容易混淆，先用中文对照图定位，再回到 Excel 完成英文录入。
图 2 装箱单中文翻译与英文名称对照
四 货物明细六列怎么填写
| Excel 列名 | 应填写什么 | 关键提醒 |
|---|---|---|
| Marks & Numbers | 箱唛及编号 | 可按真实唛头如 SAMPLE/1-50 填；无唛头可写 N/M。 |
| Description of Goods | 货物名称 / 型号 / 规格 | 使用便于识别的英文品名，可补充尺寸、型号；与 CI 的货描保持一致。 |
| Package Quantity | 包装件数 | 建议写明确的数量和包装单位，如 50 CTNS；本列不等于产品件数 PCS。 |
| Gross Weight (kg) | 毛重 | 含外箱、内包装等包装物的重量，按实际称重或经核实的装箱数据。 |
| Net Weight (kg) | 净重 | 货物自身重量（不含包装），须小于或等于对应毛重。 |
| Measurement (CBM) | 体积 | 每包装外尺寸（米）相乘 × 包装件数，同类不同尺寸应分别核算。 |
体积怎么计算
单箱尺寸 50 × 40 × 25 cm，折合 0.50 × 0.40 × 0.25 m。单箱体积为 0.050 CBM；如果相同规格装 50 箱，总体积为 0.050 × 50 = 2.50 CBM。
注意：CBM 通常使用外箱外尺寸。若存在托盘、木箱或不规则包装，需明确向客户或货代提供的是纸箱体积还是含托盘后的实际装载体积，不能混用。
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【两个最容易踩的体积坑】 坑一：单位没换算。外箱尺寸量出来是厘米（cm），一定要先除以 100 转成米（m）再相乘。50×40×25 cm 是 0.50×0.40×0.25 = 0.05 CBM，不是 50×40×25。坑二：托盘体积漏算。打了木托/塑料托，托盘本身的长×宽也要算进外箱尺寸里，不能只算纸箱；否则到了仓库装不下，临时改舱位又要加钱。 |
空运及国际快递常涉及体积重。常见计算形式为长(cm) × 宽(cm) × 高(cm) ÷ 换算系数；6000 是部分空运场景示例，快递和不同产品也可能使用 5000 等系数。计费重量、尺寸取整及最低计费规则，应按承运商本票报价核实，不能统一套用一个除数。
合计区域怎么填
• Total Carton Count：按包装件数求和。注意 CTNS 是纸箱，托盘数量则用 PLTS，别把两种包装层级相加。
• Total Gross Weight：所有明细毛重相加，单位 kg。
• Total Net Weight：所有明细净重相加，单位 kg。
• Remarks：可写包装方式、特殊要求；不确定的信息不要随意承诺。
• Prepared By 与 Authorized Signature & Company Stamp：按企业内部单证审核及客户要求办理。
五 填写完成后的样例
下面用虚构的瓷砖工具出货资料演示填写。黑色手写批注用于强调字段一致性和重量检查，不是正式单据上的必要内容。
图 3 已填写样例与手写注释 所有公司及交易信息均为教学假设
六 案例核算与审核方法
示例采用三类产品。这个汇总表可作为你在 Excel 填写完成后，人工复核数字的参考。
| 产品 | 箱数 | 毛重 kg | 净重 kg | CBM |
|---|---|---|---|---|
| Tile Leveling Clips 2mm | 50 | 600 | 550 | 2.50 |
| Reusable Tile Wedges | 30 | 450 | 420 | 1.80 |
| Tile Spacers 3mm | 20 | 260 | 240 | 1.20 |
| 合计 | 100 | 1,310 | 1,210 | 5.50 |
复核算式：50 + 30 + 20 = 100 CTNS；600 + 450 + 260 = 1,310 kg；550 + 420 + 240 = 1,210 kg；2.50 + 1.80 + 1.20 = 5.50 CBM。
这里的 100 CTNS 指 100 个纸箱，而非 100 件产品。真实装箱单如需体现 2,000 PCS/CTN 等内装数量，可根据客户要求在货描中补充或增列商品数量字段，前提是核对工厂包装记录。
最容易出错的地方
• 商业发票号写错，或修改 CI 后忘记同步更新装箱单。
• 把买方名称当成收货人，忽略客户指定的实际 Consignee。
• 将产品数量 PCS 填入包装件数 CTNS，导致总箱数出错。
• 复制上一票货物的毛重、净重、体积，没更新实际装箱记录。
• 货描与商业发票不一致，型号、规格或数量对应不上。
• 同一票货既有纸箱又有托盘，却没有说清楚最终包装层级。
• 未核对装运港、目的港及 Shipping Term，照搬上一份订单。
• CBM 单位换算错：把 cm 直接当 m 乘，结果差了 100 万倍，海运费直接报错。
• 托盘体积漏算：打了托盘却只算纸箱体积，仓库实际装柜时才发现塞不下。
份数与签章未按要求确认：客户、银行、承运人和信用证要求可能不同，不存在所有订单统一“3 正 3 副并盖中英文章”的规则。
七 出单前最终检查清单
建议由业务员初审、跟单/单证复核；货物实际情况由仓库或工厂提供可追溯记录。
• □ 出口商与收货人的英文名称、地址和联系方式准确。
• □ Invoice No.、PI No. 和订单对应，版本正确。
• □ 原产国、起运港、目的港、最终目的地与本票运输安排一致。
• □ 运输唛头与外箱实际标签一致，无唛头时 N/M 使用恰当。
• □ 每一行货描、型号、规格与商业发票一致。
• □ 包装件数写明 CTNS / PLTS 等单位，没有混淆 PCS。
• □ 每行净重 ≤ 毛重，合计净重 ≤ 合计毛重。
• □ 每行 CBM 使用准确外尺寸，合计数字可复算。
• □ 总箱数、总毛重、总净重与工厂装箱记录、订舱资料一致。
• □ Payment Terms、Shipping Term 按交易约定填写。
• □ 已删除旧订单遗留信息，检查了拼写和日期格式。
• □ 根据收件方要求完成签名、盖章及最终版本保存。
推荐的文件命名
Packing_List_客户简称_InvoiceNo_YYYYMMDD.xlsx
例如：Packing_List_SAMPLE_CI-2026-010_20261031.xlsx。发送 PDF 版本时，最好同时保留内部可编辑的 Excel 原文件。
本模板里没有的内容
价格、总金额、HS Code、商品件数 PCS、每箱尺寸及提单号不是这张原始 Excel 已设置的独立栏位。如果客户、银行信用证或清关要求这些信息，应确认需求后再调整模板，避免在缺少依据的情况下添加或遗漏。
八 不同运输方式下，PL 重点有什么不一样
同样一份装箱单，走整柜、拼箱、空运、国际快递，货代和船公司关心的数字不一样。出单前先确认本票货走哪种方式，再决定 PL 上重点写什么。
| 运输方式 | PL 上重点写什么 | 注意点 |
|---|---|---|
| 整柜 FCL (20GP / 40HQ) |
总箱数、总毛重、总体积；备注柜号、封条号 | 可装载重量应结合箱体 CSC 铭牌、船公司、港口及陆运限制核实，不能仅按 20GP 或 40HQ 套固定吨数。 |
| 拼箱 LCL | 每个品名的明细箱数、单箱尺寸、单箱毛重 | 按 CBM 和毛重取大计费；体积报准直接决定你付多少钱。 |
| 空运 | 实际毛重 + 体积重(÷6000) + 计费重 | 外箱尺寸精确到 cm；泡货按体积重收费，报价时算清楚。 |
| 国际快递 | 每箱尺寸、每箱重量、总箱数 | DHL/FedEx/UPS 上门取件，PL 直接给快递员做报关资料。 |
表 四种运输方式对装箱单的不同要求
九 新手高频 8 问
Q1 装箱单需要做几份？
按客户、货代、清关或信用证要求确定份数及正副本，不是所有订单都必须 3 正 3 副。内部保留最终确认版及修改记录。
Q2 手写 PL 行不行？
通常建议采用清晰、可核对的电子或打印版本。是否可手写、是否需签章，以信用证、客户和接收方要求为准，不能笼统说手写必然构成不符点。
Q3 中英文都要写吗？
出口报关用中文版或中英对照；给国外客户用英文版。最稳的做法是直接做中英对照版，一稿两用。
Q4 PL 上可以写单价和总金额吗？
一般不写。PL 只写货物物理信息（件数、重量、体积），金额由商业发票体现。客户明确要求再加。
Q5 客户没要 PL，可以不出吗？
装箱单通常是很重要的物流与清关配套资料。是否为某一票货物的必需文件，应根据运输、报关、目的国及客户要求确认，不宜省略对包装和重量的准确记录。
Q6 PL 编号怎么编？
建议公司自己定规则，比如：公司缩写 + PL + 年月 + 序号，例如 YZPL20261031-01，方便归档和客户查找。
Q7 实际装柜数量和 PL 不一样怎么办？
发现实际数量与单据不一致，先核实实际装箱数据，及时同步客户、货代和报关方。已申报或已签发的相关单据按规定更正；能否修改、费用及影响须逐项确认。
Q8 PL 日期和发票日期必须一样吗？
不一定相同。PL 应按实际制单情况填写日期，并符合合同、信用证及交单要求。不能笼统规定 PL 一律不得晚于提单日期，也不能为凑日期倒签。
本指导书中的企业名称、订单编号、产品数量和物流数值均为教学示例，不应直接用于真实申报、报关或结算。