本文按常见海运出口订单说明五类单证，不代表每票货物都只需要这五种。文中图表和订单为教学样例，银行账号等不得直接使用。签发和放货条件应在出货前与客户、银行及承运人确认。
外贸五大核心单证，工厂老板一篇就懂
——PI、CI、PL、B/L、CO 到底谁做、什么时候要、干嘛用
很多工厂老板第一次接外贸单，最怕的不是跟老外谈价格，而是货发走之后，业务员抱着一堆单子过来问：老板，这个PI谁签字？提单上收货人写谁？产地证办不办？
做了这么多年外贸推广，我跟老板们说句实话：外贸单证听起来复杂，核心就5张纸——PI、商业发票、装箱单、提单、产地证。这5张纸搞懂了，从老外询盘到最后钱到账、客户提走货，整条链子你心里就有数了。
这篇文章不整术语，就按谁做、什么时候要、用来干嘛这三件事，一个一个给你掰扯清楚。看完你就知道，每张单子递到你桌上的时候，你该看什么、该签什么、哪里最容易出岔子。
一、先上一张总览表，5张纸一眼看懂
下面这张表建议你直接存手机里。前3张（PI、CI、PL）都是你自己厂里做的；提单是船公司签给你的；产地证是你拿着材料去海关或者贸促会办的。先记住这个分工，下面一个个讲。
表1 外贸五大核心单证速查表
| 简称 | 全称 | 谁做 | 什么时候要 | 一句话作用 |
|---|---|---|---|---|
| PI | 形式发票 Proforma Invoice |
出口商（你） | 报价时、老外下单前 | 正式报价单，老外拿它去申请外汇、开信用证 |
| CI | 商业发票 Commercial Invoice |
出口商（你） | 报关前准备，按实际交易及结算需要更新 | 全套单证的老大，报关、清关、收钱都靠它 |
| PL | 装箱单 Packing List |
出口商（你） | 和CI同时出 | 货物明细单，海关查验、客户清点就看它 |
| B/L | 海运提单 Bill of Lading |
船公司/货代 | 货装船后 | 依提单类型及放货安排完成交单和提货 |
| CO | 产地证 Certificate of Origin |
海关/贸促会 | 货前后都能办 | 证明货是中国造的，用于清关及适用的原产地待遇 |
二、PI 形式发票——老外还没打款，你先得给的那张纸
它是什么
PI，全称Proforma Invoice，中文叫形式发票。名字里带个发票，但它跟你理解的那种用来报销的发票完全不是一回事。
你就把它理解成：一份盖了你章的、正式的报价单加简易合同。上面写清楚卖给谁、卖什么、多少钱、什么交货期、什么贸易术语、怎么付款。
图1 空白PI模板（形式发票）：出口商填写后发给客户
谁做、什么时候要
谁做：你（出口商）做，业务员起草，老板签字盖章。什么时候要：老外邮件里说给我个报价，谈得差不多了，你就得把PI发过去。通常是收款之前。
用来干嘛
举个例子。扬州一个做保温杯的厂，美国客户谈好一个40尺柜，FOB上海，单价2.5美金，总额3万美金。客户说你发个PI过来。
这张PI过去之后，客户要拿它干三件事：第一，在美国那边走内部审批，立项采购；第二，如果是做信用证，他要拿着你的PI去银行开L/C；第三，如果他国家有外汇管制，比如一些中东、南美国家，他要拿你的PI去申请外汇额度，没有这个他钱都汇不出来。
所以PI不是走形式，它是老外那边启动付款流程的入场券。你PI写得糊里糊涂，他那边流程就卡住，钱就晚到。
下面以一份教学订单样例说明 PI 的常见信息：买卖双方、货物规格、数量单价、贸易术语、付款与银行信息。图中的公司、账号及金额仅供识别字段，不能直接作为真实交易资料。
图 2 填好的 PI 教学示例：结合订单核对金额与条款
老外确认PI后，接下来签什么
PI发过去，老外邮件回复确认价格和数量之后，很多工厂会再出一份SALES CONFIRMATION，中文叫销售确认单，简称S/C。你可以把它理解成双方签了字的简易合同——上面除了品名金额，还多了包装要求、装运港、目的港、装运时间、唛头、质量标准、保险、仲裁条款这些内容。
老外回签S/C，这单就算真正定下来了，你可以安排收定金、排生产。下面这两张图，一张是空白S/C模板，一张就是对应上面那笔澳洲订单签好的S/C。
图3 空白销售确认单（S/C）模板：相当于买卖双方的简易合同
图4 同一笔澳洲订单签好的S/C：约定23箱货、25天内装运、唛头G/T SYDNEY
老板要注意的坑
第一，PI上的金额、品名、数量、交货期，就是后面合同的雏形，别随便写。很多业务员PI上写保温杯50000pcs，结果大货做出来是51200pcs，后面CI和提单上数字对不上，结汇就出问题。
PI 不等于客户已付款或订单必然履行，但签署或明确接受的 PI 可能形成合同约束。应保留完整条款和双方确认，并按约定的收款节点安排生产。
第三，PI上一定要写清楚付款方式（T/T 30%定金还是100%前T/T）、贸易术语（FOB还是CIF）、有效期。不然老外拿着你半年前的PI来下单，价格都变了。
三、CI 商业发票——全套单证的老大，结汇清关都认它
它是什么
CI，Commercial Invoice，商业发票。这才是真正意义上的发票——买卖双方记账、收钱、报关、清关都认它。
PI 主要用于报价及事前确认；CI 根据实际交易、出货资料和使用节点出具，出口报关前通常就需要准备，不是货物发走以后才开。
图5 空白商业发票（CI）模板：按报关及出货节点，根据实际交易资料填写
谁做、什么时候要
谁做：还是你做。业务员根据实际出货数据做，老板复核。什么时候要：货物报关之前就要做出来，因为出口报关要用；货发走之后，要把CI复印好几份，放进全套交单文件里，给银行结汇、给客户清关。
用来干嘛
举例时应把数量、单价和金额一起核算：若原订单是 50,000 件、每件 USD 0.60，总额为 USD 30,000；后经双方确认改为 51,200 件且单价不变，则为 USD 30,720。实际修改必须有依据并同步相关单据，不能随意改金额。
CI要干四件事：一是出口报关，中国海关凭它算你出口了多少货、收多少汇；二是进口清关，美国客户拿它去美国海关申报，海关凭这个算关税；三是银行结汇，你做T/T或者信用证，银行要审单，CI是核心；四是双方记账，你这边做收入，客户那边做成本。
还是那笔澳洲订单。货实际出运是4月20号，CI编号INV-2026-0420，上面品名、HS编码、数量、单价、金额跟PI和S/C完全一致，收款方式写得很清楚：T/T 30%定金，70%见提单副本付清。
图6 对应澳洲订单的商业发票：编号INV-2026-0420，与PI金额一致
老板要注意的坑
各单据的关键数据应真实对应、互不矛盾，并符合合同和信用证。字段详略、品名概括及数量单位可能不同，不是要求所有文字一模一样；疑问应在交单前向相关方确认。
客户提出低开发票时，应拒绝制作与实际交易不符的单据。金额无论大小，都不应通过虚假价格或阴阳发票规避申报和税费；有合法折扣或价格调整应保存真实依据。
CI 是否需要签字、盖章及正副本份数，按客户、信用证、目的地和适用规则核实，不宜概括为所有商业发票都必须签章。
四、PL 装箱单——货物的户口本，海关查验就翻它
它是什么
PL，Packing List，装箱单。如果说CI是这票货值多少钱，那PL就是这票货长什么样、怎么装的、多重多大。
上面写清楚：一共多少箱、每箱装多少、每箱毛重多少、净重多少、外箱尺寸多少、总体积多少、唛头是什么。
图7 空白装箱单（PL）模板：列明箱号、每箱数量、毛净重、体积
谁做、什么时候要
谁做：还是你做。通常是仓库提供数据，业务员整理成PL。什么时候要：和CI同时出，报关就要用。
用来干嘛
美国客户收到一柜子保温杯，几百箱，他怎么知道哪箱是什么？中国海关随机抽查，要开箱验货，怎么知道里面应该装多少？都是看PL。
举个场景：上海海关布控要查验你的柜子，货柜拖到查验场，海关关员拿一份PL对照，开箱点。PL上写每箱40pcs、共1280箱，他抽几箱一数，数量对得上就放行；对不上，整柜拆开慢慢查，你的柜子在查验场一天就是几百块钱压箱费。
到了美国那边，客户的仓库工人拿着PL卸货，每箱点数量。PL写得清楚，卸货半小时完事；写得一塌糊涂，客户仓库跟你扯皮一周。
那笔澳洲订单一共装了23箱。你看下面这张PL：不锈钢锅具套装5箱、不粘煎锅10箱、厨房工具套装8箱，每箱毛重净重、总体积2.530 CBM，总毛重369公斤，都列得清清楚楚，柜号和封条号也备注在底下。
图8 对应澳洲订单的装箱单：共23箱，总毛重369kg，体积2.530 CBM
老板要注意的坑
第一，PL上的数据必须跟仓库实际装货一致。别为了好看提前编个数字。很多厂是货都还没装完，业务员就把PL做出来发客户了，结果实际装柜数量差了几十箱，客户清关时对不上，麻烦。
第二，毛重、净重、体积这三个数特别重要。货代订舱、算海运费、客户算仓储费，都看这三个数。差个几百公斤，运费就差好几百美金。
第三，PL上的箱号、唛头要跟外箱上喷的一致。唛头就是外箱上那几行字和图案，CI、PL、提单上都要印一样的。
五、B/L 提单——先分清类型，再确认交单与放货
它是什么
B/L 即 Bill of Lading，海运提单。先区分其类型和放货安排，再判断对交付控制和结算的影响。
提单可作为货物收据及运输合同证明。可转让提单具有重要的货权及转让功能，但持有一张正本并不自动等于取得所有权；还要看合法持有、背书、提单类型及适用法律。
谁做、什么时候要
谁做：不是你做，是船公司（或你的货代）签发给你的。什么时候要：货全部装船、船开了之后，船公司签出来。一般船开后2到5个工作日能拿到正本。
用来干嘛
提单要干三件事：一是货物收据，证明船公司确实收到了你这票货，而且装船时表面状况良好；二是运输合同证明，你和船公司之间的运输契约；三是物权凭证，这是最关键的。
正本提单的签发份数和交单放货要求由承运人及相关交易条件确定。常见有一套数份正本的安排，不应统一写成“一正三副”。清关、缴费和换单手续也需完成。
采用凭正本交单放货的安排时，收齐约定款项再按授权交单，是控制回款风险的常见措施，但不是所有运输方式和提单类型都能靠扣正本控制提货。应在出货前落实放货条件。
老板要注意的坑
凭指示提单、记名提单与海运单的放货规则不同。To Order 通常涉及背书转让；记名提单也不能简单理解为“只凭身份证明提货”。请核对承运人条款、目的港法律及信用证要求。
第二，电放（Telex Release）是什么意思？就是你不用寄正本提单给客户，船公司在目的港直接通知放货。电放会改变凭正本交单的控制方式，须按合同约定及有效授权谨慎办理。没收到100%尾款，千万别同意电放。
第三，提单上的品名、件数、毛重、体积，必须跟CI、PL一致。提单上写1280 CTNS，你PL上写1285箱，那就是单单不一致。
六、CO 产地证——用于清关及适用的原产地待遇的优惠券
它是什么
CO 即 Certificate of Origin，用于证明货物原产地，可能涉及生产及实质性改变等原产地规则，不是仅凭“中国出货”就能认定为中国原产。
别小看这张纸。客户国家对不同国家的货物征收的关税税率不一样——中国货可能是10%关税，越南货可能是5%，你有一张正规的CO，客户据此及其他资料申报原产地，税率仍以实际适用规则为准；如果你有优惠产地证，他交得更少。
谁做、什么时候要
一般及优惠原产地证明的申请主体、签发机构和办理时点，按适用规则确认。输欧盟不能沿用“办理 FORM A 就有普惠制优惠”的旧说法；中国海关已自 2021 年 12 月 1 日起不再对相关国家签发普惠制原产地证书。
用来干嘛
是否享受优惠取决于产品税号、协定税率、原产地资格及有效证明。应按实际目的国和商品查询，不能把“25% 变 5%”或某个节税金额当作保温杯出口的通用结论。
所以老业务员都知道，跟客户谈单的时候主动问一句：你那边需要什么格式的产地证？要不要我帮你办RCEP的？这就是增值服务，客户会觉得你专业。
老板要注意的坑
第一，CO上的发货人、收货人、品名、金额，要跟CI对得上。品名尤其要注意，不能乱翻。
证书不能只看客户所在国选择。应核实该目的国是否有适用协定、商品是否满足原产地标准、采用何种证明；德国进口也不能直接套用中国输欧 FORM A 的旧做法。
出证、代理或配套服务费用需分开核对；不能把某代理报价写成统一官方收费。是否需原产地证明应提前与客户和进口清关方确认，不宜临时省略。
七、一张表看懂：5张纸按什么顺序出场
很多老板记不住每张单子什么时候该出来，下面这张时间线你存一份。PI 在前期报价和确认，CI/PL 按申报与发货需要准备，B/L 按承运人流程签发；原产地证明的申请和出具时点按适用规则安排，顺序别搞反。
表2 从询盘到收款，5张单证出场时间线
| 阶段 | 你要做什么 | 用到的单证 |
|---|---|---|
| 1. 询盘报价 | 跟老外谈价格、谈条款 | 出PI，老外确认回签 |
| 2. 收到定金 | 安排生产 | 合同/PI作为依据 |
| 3. 生产完、订舱 | 把货交给货代 | 提供装箱数据给货代 |
| 4. 报关 | 中国出口申报 | CI、PL、报关单 |
| 5. 装船开船 | 等船公司出提单 | 拿到B/L正本 |
| 6. 办产地证 | 给客户清关用 | 向海关/贸促会申请CO |
| 7. 收尾款 | 通知客户打尾款 | 发B/L扫描件给客户 |
| 8. 寄单/电放 | 客户提货 | 正本B/L+CI+PL+CO全套 |
| 9. 客户清关提货 | 目的港换单 | 全套单证交客户 |
八、工厂老板最容易踩的5个坑
做了这么多年外贸，我见过太多工厂在单证上栽跟头。下面这5个坑，老板们一定要让业务员避开。
坑1：品名前后不一致。PI上写保温杯，CI上写不锈钢水瓶，提单上写Water Bottle，产地证上又写成Vacuum Flask。老外和海关看着就懵。从一开始就把品名英文定下来，后面所有单证都用这一个说法。
坑2：数量金额对不上。PI上50000pcs，实际发了51200pcs，CI忘了改，还是50000pcs。到客户那边清关，他实到51200pcs，发票上50000pcs，目的国海关会怀疑你低报。实际发多少，CI就写多少。
坑3：没收尾款就电放提单。这是最致命的。客户说你先电放，我这周就打款，你心一软同意了，柜子一提走，尾款他能拖半年。原则只有一条：款到，再放单。
坑4：装箱单数据是拍脑袋的。货都还没装完，PL就发出去了。结果实际装柜多了几箱、少了几箱，体积算错，海运费多付。PL一定要等货柜装完、仓库给到准确数据之后再做。
坑5：产地证办晚了或者办错格式。客户都在港口等清关了，你CO还没办下来，柜子每天压港费好几百美金。货一装船就问客户要什么格式的产地证，别等。
写在最后
做外贸这么多年，我经常跟老板们说一句话：外贸不是把货卖出去就完事，是把钱安全收回来才算数。而这5张纸，就是保护你货款、保护你货权的一道道关卡。
PI 帮助明确交易条件，CI 与 PL 反映实际交易和包装，提单及放货安排影响交付控制，原产地证明用于适用的清关和关税待遇。它们是风险管理工具，不是货款与货权的绝对保证。
这5套单证我都整理了现成的可编辑模板，工厂业务员拿到手就能填，需要的话直接找我要就行。做外贸，工具顺手，才能少踩坑、多接单。
原产地证规则核对：政府门户转载海关总署 2021 年第 84 号公告。