按填写顺序核对形式发票的主体、货物、交易条款和收款信息。
客户确认价格后，下一步经常就是索取 PI（Pro Forma Invoice，形式发票）。它是发票格式的报价文件，可帮助买方办理内部审批、进口许可或信用证等前期安排，但不能简单当作最终商业发票。填写时应让买卖双方、产品、数量金额、交货与付款条款保持一致，发出前再逐项核对。
PI 形式发票总览：先确认文件用途
PI 通常用于确认拟交易的货物、价格和条件，是后续订单沟通的基础。它与最终商业发票的用途不同；在客户确认前，先明确报价币种、有效期、交货地点和付款安排。
PI 抬头与客户信息：核对交易主体
写清卖方与买方的公司全称、地址及必要联系信息，并确认客户要求的抬头与订单主体一致。若收货方、付款方与买方不同，应分别标注，避免后续单证互相矛盾。
PI 产品明细填写：规格、数量、单价逐项对应
每行产品应有可识别的品名、型号或规格、数量、计量单位、单价和金额。核对小计、折扣、运费与总计是否按同一币种计算；必要时补充包装、重量或尺寸信息。
PI 条款与收款信息：不要只写一个价格
注明付款方式、付款节点、收款人和银行信息，并写清 Incoterms 术语及指定地点。收款信息属于高风险字段，发出前应由内部复核；客户若收到变更通知，也应通过独立渠道核实。
PI 运输条款与有效期：明确时间边界
写明预计交期或发运时间、运输方式、交货地点和报价有效期。若交期取决于预付款、样品确认或生产排期，应在备注中说明起算条件，减少双方对时间的不同理解。
PI 原图说明：用一张样例做交叉检查
对照样例逐项检查主体、货物、数量、金额、币种、贸易术语、付款条件和有效期。重点看同一信息在邮件、订单、PI 与后续商业发票中是否一致，而不是只检查排版。
PI 空白模板：先填完整，再发给客户
把空白模板当作核对清单使用：先填双方信息和产品明细，再填交付、付款和银行信息，最后检查编号、日期及总金额。实际出口文件可能因目的国、客户和付款方式而有额外要求，应在发出前确认。
参考资料：形式发票参考资料
